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SharePoint 2010 Gobernance ¿Qué debería ser gobernado?

Debemos partir del principio que cada organización tiene sus propias necesidades y objetivos que influyen en su enfoque de la gobernanza. Por ejemplo, las organizaciones más grandes, probablemente requerirá una estructuración más elaborada y detallada que las organizaciones más pequeñas.

Un servidor de SharePoint 2010 implementado con éxito requiere los siguientes elementos:

Para que pueda darse una implementación exitosa de SharePoint Server 2010 se requiere de una comunicación constante y la asociación entre los gerentes de empresas, profesionales de TI y profesionales de la información. Cuando se crea un comité de gobierno, debe incluir a representantes de tantos de los siguientes grupos y roles en la medida de las posibilidades:

Para que pueda darse una implementación exitosa de SharePoint Server 2010 se requiere de una comunicación constante y la asociación entre los gerentes de empresas, profesionales de TI y profesionales de la información. Cuando se crea un comité de gobierno, debe incluir a representantes de tantos de los siguientes grupos y roles en la medida de las posibilidades:

  • Ejecutivos: los ejecutivos clave quienes deben definir los objetivos generales de la Comisión de Gobierno, dotarla de la autoridad, y periódicamente evaluar el éxito de las prácticas y políticas implementadas.
  • Actores financieros: los agentes financieros que garanticen que las normas y procesos de gobernanza ayudarán a aumentar el retorno sobre la inversión de la empresa en productos y tecnologías de SharePoint.
  • Los líderes de TI: Éstos deben ayudar a desarrollar la oferta de servicios y determinar la forma de lograr sus responsabilidades (por ejemplo, mejorar la seguridad y el mantenimiento de la fiabilidad), mientras que ellos apoyan las características requeridas por los equipos de negocios.
  • Los líderes de negocios: líderes empresariales representan a los equipos que hacen el trabajo principal de la empresa e impulsan los requisitos arquitectónicos y funcionales de la implementación de SharePoint Server 2010. De ser posible, deberían trabajar con arquitectos de la información para determinar la arquitectura de la empresa, así como de la organización de la información y las normas de la taxonomía. Los líderes empresariales también deben trabajar con los líderes de TI para crear acuerdos de nivel de servicio y otras políticas de apoyo.
  • Arquitectos de la información: Los miembros de estos grupos deberían poseer una amplia experiencia en planificación y diseño de sistemas de información y las taxonomías. Basándose en el análisis de las necesidades de información de la audiencia, para poder desarrollar los planes que apoyen los objetivos de la organización y definir la arquitectura del sitio y la navegación.
  • Los oficiales de cumplimiento: La gobernabilidad incluye asegurarse de que la empresa cumpla con los requisitos legales y reglamentarios y administra su conocimiento corporativo. Son las personas que dentro de la empresa  son los responsables del cumplimiento o la supervisión jurídica, es necesario incluir a representantes de estas áreas dentro del comité de gobierno.
  • Los líderes de desarrollo: los dirigentes de la organización de desarrollo de software debe ayudar a determinar qué herramientas de personalización son aprobados, la forma de verificar el código de seguridad, y otras relacionadas con el código de las mejores prácticas.
  • Trabajadores de la información: Los miembros de la organización que hacen el trabajo del día a día debe ayudar a asegurar que los servicios de SharePoint Server 2010 y la arquitectura de la información a sus necesidades.
  • Entrenadores / Formadores: expertos de instrucción debe ser responsable del desarrollo de un plan de capacitación y la realización de toda la formación y educación adecuadas.

No podemos desconocer que éste es el ambiente ideal, pero como se establece al inicio, la idea es involucrar el mayor número posible de los roles mencionados, aunque al final en la vida real es normal que solo esté involucrada el área de TI y los líderes de negocio e incluso solamente queda en los líderes de TI el planteamiento del plan de gobernanza.

En otros post veremos cómo implementar un plan de gobernanza y los parámetros a tener en cuenta a la hora de personalizar nuestro SharePoint.

IT Service hosting SharePoint Server

SharePoint Server 2010 incluye muchas características nuevas que deben ser abordados por un plan de gobierno integral. Algunas de estas características son como sigue:

  • Un nuevo servicio de arquitectura de aplicaciones, integrado en Microsoft SharePoint Server 2010, que sustituye el modelo SSP.
  • Copia de seguridad y restauración de las mejoras.
  • Multiusuario, lo que crea un verdadero ambiente de alojamiento y permite compartir recursos de los servicios a través de los clientes (los arrendatarios), mientras que la partición de datos basado en suscripciones a sitios.
  • Gestionado cuentas que automatizan los cambios de contraseña.
  • Windows PowerShell, la nueva interfaz de línea de comandos y lenguaje de scripting que fue diseñado específicamente para administradores de sistemas.

A menos que tengas un plan de gobierno, el crecimiento rápido e incontrolado de los servidores web de forma individual administrados que ejecutan SharePoint Server puede tener resultados inesperados. Estos incluyen los siguientes:

  • Servidores aislados que albergan un grupo organizado de sitios que no cuentan con un índice de búsqueda común, la navegación, o sistema de seguridad. Si quieres apoyar a la libre creación de sitios, usted debe tener un plan que cubra disposición de contenido y el lugar de archivo.
  • Los servidores de hosting de aplicaciones que no son seguras, que pueden comprometer la integridad de su contenido.
  • Las solicitudes de apoyo técnico para los servidores locales que ejecutan SharePoint Server sin el conocimiento del Equipo de Soporte.
  • Las actividades críticas, tales como cumplimiento de la normativa, que puede ser administrado de manera incompatible a través de servidores.
  • Las actividades regulares de mantenimiento, tales como copias de seguridad y restauración de los datos o la instalación de actualizaciones de productos, que no pueden realizarse correctamente debido a la escasa formación o la configuración del servidor inconsistentes.
  • Los cambios en la propiedad del sitio que plantean cuestiones sobre la propiedad de contenido o sitios hacen que esté bloqueado.

Como el uso de SharePoint Server 2010 aumenta en su empresa, el departamento de TI debería ser el encargado de implementar un conjunto de bien gobernados servicios de hosting que hace SharePoint Server 2010 está disponible y se establece el control sobre su uso y configuración.

Como siempre, los invito a continuar investigando y profundizando sobre estos temas. Muchos éxitos…!!!

Qué es Gobernance en SharePoint 2010

SharePoint 2010 ha introducido muchas funcionalidades nuevas, muchos elementos interesantes al igual que nuevos conceptos, uno de estos conceptos es Gobernance que podríamos traducir como gobernabilidad o gobernanza.

Bueno, la pregunta base sería entonces ¿qué es la gobernabilidad en lo que respecta a SharePoint 2010?

Este concepto en general, esta definido como el ejercicio de la autoridad o control, algo así como un método o sistema de gestión. A partir de ahí tendríamos que preguntarnos ¿por qué se necesita un plan de lo que se refiere a Microsoft SharePoint?

Teniendo en cuenta el conjunto de características de SharePoint, así como sus capacidades y dimensionalidades, imaginemos lo que pasaría si dejamos que los usuarios finales empiecen a construir, modificar, implementar y almacenar dentro de SharePoint como mejor les parezca, al poco tiempo, cuestión de semanas o unos pocos meses, todo se convertiría en un monstruo de mil cabezas imposible de manejar.

Es por eso que crear un plan, una arquitectura global que nos permita administrar todas las capas de implementación de SharePoint: Granjas de Servidores, colecciones de sitios, sitios individuales, bibliotecas de documentos, tipos de contenidos, listas, columnas, etc.

En otras palabras, la gobernanza es la creación de un plan administrativo que incluye la implementación, la administración y el desarrollo que se realice sobre SharePoint con base en las capacidades que éste nos ofrece para la creación dinámica de bibliotecas y sitios.

Siendo un poco más concretos al respecto: La gobernanza es el conjunto de políticas, roles, responsabilidades y procesos que guían, dirigen y controlan la forma en que conformamos nuestra estructura de negocio y los equipos de TI de manera cooperativa para lograr los objetivos que se buscan.

Un buen plan integral de gobierno puede beneficiar a las organizaciones:

  • Racionalizando la implementación de productos y tecnologías, tales como SharePoint Server 2010.
  • Ayudando a proteger la empresa contra las amenazas de seguridad o responsabilidad incumplimiento.
  • Asegurando un mejor retorno de su inversión en tecnologías, por ejemplo, mediante la aplicación de mejores prácticas en gestión de contenidos o arquitectura de la información.

En un próximo post veremos algunos ejemplos relacionados con este tema más a profundidad.

SharePoint Arquitectura de la información – Concepto

El concepto de arquitectura de la información hace referencia a la creación de un sistema que ayuda a los usuarios recopilar, almacenar, recuperar y utilizar la información que se necesita para lograr los objetivos de negocio.

La información de la arquitectura de un sitio Web determina la forma en que la información contenida en ese sitio (páginas web, documentos, listas y datos) se organiza y se presenta a los usuarios del sitio.

Una evaluación completa de la arquitectura de la información de una organización puede ayudar a identificar posibles ineficiencias como las siguientes:

  • El uso inconstante de los metadatos que pueden hacer que sea difícil para buscar y comparar los datos o contenidos relacionados.
  • Mal diseñado y administrado de almacenamiento de contenido que puede dar lugar a varias versiones de documentos y no hay forma de identificar la versión autorizada.
  • Mal catalogado y gestionado de almacenamiento de datos que pueden causar los tomadores de decisiones para encontrar y se basan en los datos erróneos.
  • La navegación mal diseñada o mal presentado la información que puede hacer que sea difícil encontrar sitios importantes y la información.

Este concepto se maneja a través de la implementación y la administración de nuestros sitios de SharePoint, con base en la estructura definida para el manejo de la información, los invito a seguir investigando sobre el tema.

SharePoint Introducción a Excel Services

imageExcel Services es una nueva tecnología de servidor que se incluye desde Microsoft Office SharePoint Server 2007. Excel Services amplía las capacidades de Microsoft Office Excel, permitiendo la participación amplia de los libros de trabajo, capacidad de administración mejorada, seguridad, y la posibilidad de reutilizar los modelos de libro a través de un servicio de cálculo escalable basado en el servidor e interactivo basado en la web la interfaz de usuario (UI).

Excel Services proporciona una interfaz de usuario basada en Web para un acceso basado en navegador y utilizando una API de servicios Web para el acceso programático que nos brinda opciones para controlar qué datos están disponibles para los usuarios y aplicaciones. Como parte de SharePoint Server. Los Servicios de Excel también utiliza las características de SharePoint asociadas a gestión de contenidos, tales como el check out, check-in, auditoría y control de versionamiento de archivos.

Teniendo en cuenta que Excel es la herramienta más utilizada en el manejo y análisis de datos siendo base para el manejo de inteligencia de negocios, por eso la arquitectura de los Excel Services consta de una interfaz web y un servidor de nivel de aplicación que permiten al usuario una visión directa desde el navegador.

Las herramientas de cálculo de Excel cargan los libros solicitados y realiza los cálculos necesarios. Excel Web Access muestra los resultados en HTML y Excel Web Services proporciona una interfaz de servicios Web que permiten a las aplicaciones acceder a los libros.

El servidor de aplicaciones contiene Excel Calculation Services, que carga libros, calcula, y proporciona acceso a datos externos. Usted puede escalar uno o ambos de estos niveles hacia arriba o hacia fuera, incluyendo la ampliación de clusters de computación de alto rendimiento. Excel Services admite el equilibrio de carga configurable y varias opciones que pueden mejorar el rendimiento.

Si realmente se desea ser un administrador del sistema y permitir la integración de elementos de inteligencia de negocios, es indispensable aprender y comprender el manejo, la evolución y las ventajas de utilizar los Servicios de Excel dentro de SharePoint.

Para una mayor información les recomiendo el siguiente artículo: http://msdn.microsoft.com/en-us/library/aa972194.aspx

Sandboxed – Desarrollo de soluciones en SharePoint

Solución de espacio aislado – Sandboxed – es una de las nuevas características de SharePoint 2010 que les permite a los desarrolladores crear funcionalidades sobre que se ejecutan en un espacio aislado de memoria denominado "Sandbox". Esto quiere decir que el código en la solución se ejecuta en una “caja de arena” (Sandbox) y cualquier problema que surge con el código permanece aislado, por lo que la aplicación web de SharePoint en la que se está ejecutando continua respondiendo.

Tengamos en cuenta que versiones anteriores de SharePoint, los desarrolladores debíamos agregar nuestros propios ensamblados a la caché de ensamblados global (GAC) o a la carpeta \bin del directorio virtual de SharePoint.

Ahora que agregar ensamblados a la caché de ensamblados global implica riesgos, ya que todo el código del ensamblado se ejecuta con plena confianza. Por otra parte agregar ensamblados a la carpeta \bin es más seguro, pero si el proceso de trabajo de IIS que está ejecutando la aplicación web SharePoint detecta un problema, podría dejar de responder lo que repercutiría en que toda la aplicación web de SharePoint quede inaccesible mediante el explorador o en servicios web. Además, los ensamblados que se agregan a la GAC o a la carpeta \bin pueden incluir un código elimine los objetos del sitio de forma involuntaria, incluso el propio sitio.

Viendo lo que nos trae SharePoint 2010 podemos ver que las soluciones de espacio aislado (Sanboxed) dependen de un servicio de Windows denominado host de código de usuario de SP 2010. Si este servicio no se está ejecutando, SharePoint arroja una excepción cuando implementa dentro de éste espacio aislado.

Las soluciones de espacio aislado también dependen de la nueva biblioteca de documentos de la galería de soluciones que está presente en cada colección de sitios. Como en cualquier otra biblioteca de documentos, puede cargar soluciones de espacio aislado a la galería de soluciones. Además, cualquier plantilla de sitio que cree al guardar un sitio como plantilla se almacena en la galería de soluciones.

Para administrar soluciones de espacio aislado se debe considerar el uso del Windows PowerShell, porque nos permite ejecutar muchos comandos de SharePoint con un lenguaje sencillo de archivos por lotes y está disponible en cada servidor en el que está instalado SharePoint. Windows PowerShell maneja scripts sencillos para manipular SharePoint sin necesidad de tener Visual Studio instalado en el servidor.

Podremos encontrar un ejemplo de este tipo de desarrollo en: http://msdn.microsoft.com/en-us/library/hh528516.aspx

Recordemos entonces que las soluciones de espacio aislado constituyen una manera segura de ampliar SharePoint de forma controlada y regulada. Esto es importante para el conjunto de servidores de SharePoint de cualquier empresa en la que implementan soluciones muchas personas o departamentos sobre SharePoint ya que al crear scripts y aplicaciones de consola, puede implementar y quitar soluciones de espacio aislado mediante un método consistente y, por lo tanto, disminuir la posibilidad de que surjan errores de implementación.

Espero que este post brinde una visión más cercana de las mejoras que nos brinda SharePoint 2010.

Les dejo una vista general de la arquitectura, como abrebocas de un próximo post.

SharePoint o no SharePoint / Pensando como consultor

La pregunta que en principio es técnica, realmente termina volviéndose en casi que filosófica, ¿en que casos sería mejor realizar un desarrollo a la medida con ASP.Net y no utilizar SharePoint?

Sharepoint-2010_logo

Mi primer impulso es contestar que SharePoint representa una excelente alternativa todo terreno para implementar casi cualquier tipo de solución empresarial a nivel de intranet o web publica, de acuerdo a como se realice el esquema de desarrollo y programación al respecto.

Pero ¿qué representa implementar SharePoint?

Lo cierto es que para implementar SharePoint, incluso su versión gratuita (WSS en el caso de SP 2007 o la Foundation para SP 2010) se debe contar con una plataforma de servidor preferiblemente integrada a un dominio, esto representa que al menos se debe tener una máquina en la que se pueda montar todo esto (Dominio, Base de datos y SharePoint).

Dejándome llevar por mi primer impulso, diría que al igual que el lado oscuro de la fuerza, SharePoint es más rápido, más fácil, más seductor, pues puedo integrarme fácilmente con el paquete de office o con el directorio activo, incluso como un manejador de contenidos, integrando un versionamiento de documentos, flujos de trabajo, posibilidad de crear un portal de la nada en unas pocas semanas, manejo de roles de usuarios, audiencias, posibilidad de integrar un espacio tipo red social, y un montón de etcéteras que para un adepto a esta plataforma como yo, la frase sería “montémoslo sobre SharePoint”.

Pero no siempre lo que consideramos lo mejor no necesariamente representa la opción más viable. Pensemos en lo que mencioné antes: implementar SharePoint requiere servidores propios, que pasa si lo que deseo es montar mi aplicación en un hosting alquilado, o si mi aplicación va a ser comercializable, o si es una integración a plataformas no Microsoft (Aunque SharePoint permite ciertas integraciones con otras plataformas), o si mi aplicación es de tipo solamente requiere un simple login y password para acceder a ciertas funcionalidades no muy elaboradas, en esos casos es algo que necesitaríamos replantearnos si sería más recomendable crear nuestro propio código, con sus respectivos servicios y librerías.

A la hora de realizar una consultoría o de ver la viabilidad de un desarrollo la recomendación siempre es ver la relación Costo – Beneficio que existe en implementar SharePoint o desarrollar independiente a SharePoint, si en el momento de ver las alternativas, pasa por nuestra cabeza la posibilidad de utilizar ésta plataforma, quiere decir que probablemente sea una buena opción, más aún si el desarrollo es para una empresa que por lo general busca ciertos esquemas estandarizados.

Si en el planteamiento de la solución SharePoint no aparece opcionada, probablemente es por que los requerimientos son simples o por que económicamente no es viable.

Para finalizar expongo un caso de la vida diaria: En un punto específico me fue necesario diseñar y desarrollar una aplicación que permitiera a un equipo de trabajo registrar el número de horas por día, lo que realizó y la fecha, esto asociado a un proyecto que a su vez estaba asociado a una empresa y una serie de usuarios que tenían diferentes niveles de acceso ya sea para registrar información o revisar reportes, ocurrió lo siguiente:

Al hacerlo sobre ASP.Net me tomó cerca de 3 semanas tener una versión trabajable ya que necesité crear el esquema de la base de datos, los formularios, las páginas maestras, las librerías y los demás elementos que requiere la aplicación.

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Hice la prueba, implementando este mismo esquema a punta de listas de SharePoint y un par de formularios personalizados utilizando SharePoint Designer, eso me tomó cerca de 4 días y ya estaba funcional, probado y listo para ser usado.

Hasta ahí SharePoint podría parecer la mejor opción y sí sería la mejor opción si el esquema debe ser implementado dentro de una intranet empresarial, o asociado con los parámetros y políticas restringidas de una empresa.

Volviendo a este ejemplo, en mi caso deseaba utilizar esta aplicación fuera de este ambiente y darle acceso a usuarios de diferentes empresas y de diferentes proyectos, es más tener un producto que pudiera ser un activo propio y tal vez pulirlo mejor, dejarlo madurar y luego comercializarlo, en ese punto lo mejor era continuar con mi proyecto elaborado en ASP.Net.

Espero que este ejemplo ilustre un poco la duda que se presenta de si utilizar o no SharePoint, en donde la respuesta realmente es tan simple como queramos y es: Depende de los alcances que tengamos en el desarrollo que deseemos realizar.

Lo demás realmente son posiciones técnicas, de si los servicios, de si las plataformas, de si los servidores, etc.

Para finalizar quiero dejar en claro que más que una respuesta quiero dar una posición de trabajo, en donde la conclusión esta dirigida a quienes vemos el desarrollo y las implementaciones más allá de las líneas de código.

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