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SharePoint 2010 Gobernance ¿Qué debería ser gobernado?

Debemos partir del principio que cada organización tiene sus propias necesidades y objetivos que influyen en su enfoque de la gobernanza. Por ejemplo, las organizaciones más grandes, probablemente requerirá una estructuración más elaborada y detallada que las organizaciones más pequeñas.

Un servidor de SharePoint 2010 implementado con éxito requiere los siguientes elementos:

Para que pueda darse una implementación exitosa de SharePoint Server 2010 se requiere de una comunicación constante y la asociación entre los gerentes de empresas, profesionales de TI y profesionales de la información. Cuando se crea un comité de gobierno, debe incluir a representantes de tantos de los siguientes grupos y roles en la medida de las posibilidades:

Para que pueda darse una implementación exitosa de SharePoint Server 2010 se requiere de una comunicación constante y la asociación entre los gerentes de empresas, profesionales de TI y profesionales de la información. Cuando se crea un comité de gobierno, debe incluir a representantes de tantos de los siguientes grupos y roles en la medida de las posibilidades:

  • Ejecutivos: los ejecutivos clave quienes deben definir los objetivos generales de la Comisión de Gobierno, dotarla de la autoridad, y periódicamente evaluar el éxito de las prácticas y políticas implementadas.
  • Actores financieros: los agentes financieros que garanticen que las normas y procesos de gobernanza ayudarán a aumentar el retorno sobre la inversión de la empresa en productos y tecnologías de SharePoint.
  • Los líderes de TI: Éstos deben ayudar a desarrollar la oferta de servicios y determinar la forma de lograr sus responsabilidades (por ejemplo, mejorar la seguridad y el mantenimiento de la fiabilidad), mientras que ellos apoyan las características requeridas por los equipos de negocios.
  • Los líderes de negocios: líderes empresariales representan a los equipos que hacen el trabajo principal de la empresa e impulsan los requisitos arquitectónicos y funcionales de la implementación de SharePoint Server 2010. De ser posible, deberían trabajar con arquitectos de la información para determinar la arquitectura de la empresa, así como de la organización de la información y las normas de la taxonomía. Los líderes empresariales también deben trabajar con los líderes de TI para crear acuerdos de nivel de servicio y otras políticas de apoyo.
  • Arquitectos de la información: Los miembros de estos grupos deberían poseer una amplia experiencia en planificación y diseño de sistemas de información y las taxonomías. Basándose en el análisis de las necesidades de información de la audiencia, para poder desarrollar los planes que apoyen los objetivos de la organización y definir la arquitectura del sitio y la navegación.
  • Los oficiales de cumplimiento: La gobernabilidad incluye asegurarse de que la empresa cumpla con los requisitos legales y reglamentarios y administra su conocimiento corporativo. Son las personas que dentro de la empresa  son los responsables del cumplimiento o la supervisión jurídica, es necesario incluir a representantes de estas áreas dentro del comité de gobierno.
  • Los líderes de desarrollo: los dirigentes de la organización de desarrollo de software debe ayudar a determinar qué herramientas de personalización son aprobados, la forma de verificar el código de seguridad, y otras relacionadas con el código de las mejores prácticas.
  • Trabajadores de la información: Los miembros de la organización que hacen el trabajo del día a día debe ayudar a asegurar que los servicios de SharePoint Server 2010 y la arquitectura de la información a sus necesidades.
  • Entrenadores / Formadores: expertos de instrucción debe ser responsable del desarrollo de un plan de capacitación y la realización de toda la formación y educación adecuadas.

No podemos desconocer que éste es el ambiente ideal, pero como se establece al inicio, la idea es involucrar el mayor número posible de los roles mencionados, aunque al final en la vida real es normal que solo esté involucrada el área de TI y los líderes de negocio e incluso solamente queda en los líderes de TI el planteamiento del plan de gobernanza.

En otros post veremos cómo implementar un plan de gobernanza y los parámetros a tener en cuenta a la hora de personalizar nuestro SharePoint.

SharePoint 2010 Políticas de Personalización

SharePoint Server 2010 incluye características personalizables y las capacidades que abarcan múltiples áreas de productos, tales como inteligencia de negocios, formularios, flujos de trabajo y gestión de contenidos.

Siempre debemos tener presente que la personalización presenta riesgos para la estabilidad, mantenimiento y seguridad del entorno de SharePoint Server 2010. Por lo anterior, para permitir la personalización, se debe desarrollar una política de personalización que debe incluir las siguientes consideraciones:

  • Utilizar siempre las herramientas aprobadas de personalización. Por ejemplo, se debe decidir si permite el uso de Microsoft SharePoint Designer 2010, y especificar qué elementos del sitio se pueden personalizar, y quienes serán las personas autorizadas para este proceso.
  • Buscar maneras de administrar y configurar un sistema de control de código fuente, y las normas para la documentación del dicho código.
  • Se deben establecer normas de desarrollo estableciendo los principios de mejores prácticas.
  • Establecer siempre pruebas y normas de verificación preferiblemente a través de casos de prueba o casos de uso.
  • Se debe controlar el uso de la Sandboxed, que permite un nivel de confianza parcial en el desarrollo minimizando la afectación sobre el resto de la implementación de SharePoint.
  • Ajustar, prever y seguir los tipos de personalizaciones compatibles. Por ejemplo, es posible que desee permitir el uso de elementos web para integrar aplicaciones de Microsoft Silverlight, junto con los sitios de SharePoint.
Recomendaciones:
Para obtener más información acerca de tipos de personalizaciones y sus riesgos potenciales, consulte la gobernanza y la personalización.
Para obtener más información acerca de los procesos para la gestión de las personalizaciones, vea las notas de los productos de SharePoint y la política de tecnologías de personalización: (http://go.microsoft.com/fwlink/p/?linkid=92311)

IT Service hosting SharePoint Server

SharePoint Server 2010 incluye muchas características nuevas que deben ser abordados por un plan de gobierno integral. Algunas de estas características son como sigue:

  • Un nuevo servicio de arquitectura de aplicaciones, integrado en Microsoft SharePoint Server 2010, que sustituye el modelo SSP.
  • Copia de seguridad y restauración de las mejoras.
  • Multiusuario, lo que crea un verdadero ambiente de alojamiento y permite compartir recursos de los servicios a través de los clientes (los arrendatarios), mientras que la partición de datos basado en suscripciones a sitios.
  • Gestionado cuentas que automatizan los cambios de contraseña.
  • Windows PowerShell, la nueva interfaz de línea de comandos y lenguaje de scripting que fue diseñado específicamente para administradores de sistemas.

A menos que tengas un plan de gobierno, el crecimiento rápido e incontrolado de los servidores web de forma individual administrados que ejecutan SharePoint Server puede tener resultados inesperados. Estos incluyen los siguientes:

  • Servidores aislados que albergan un grupo organizado de sitios que no cuentan con un índice de búsqueda común, la navegación, o sistema de seguridad. Si quieres apoyar a la libre creación de sitios, usted debe tener un plan que cubra disposición de contenido y el lugar de archivo.
  • Los servidores de hosting de aplicaciones que no son seguras, que pueden comprometer la integridad de su contenido.
  • Las solicitudes de apoyo técnico para los servidores locales que ejecutan SharePoint Server sin el conocimiento del Equipo de Soporte.
  • Las actividades críticas, tales como cumplimiento de la normativa, que puede ser administrado de manera incompatible a través de servidores.
  • Las actividades regulares de mantenimiento, tales como copias de seguridad y restauración de los datos o la instalación de actualizaciones de productos, que no pueden realizarse correctamente debido a la escasa formación o la configuración del servidor inconsistentes.
  • Los cambios en la propiedad del sitio que plantean cuestiones sobre la propiedad de contenido o sitios hacen que esté bloqueado.

Como el uso de SharePoint Server 2010 aumenta en su empresa, el departamento de TI debería ser el encargado de implementar un conjunto de bien gobernados servicios de hosting que hace SharePoint Server 2010 está disponible y se establece el control sobre su uso y configuración.

Como siempre, los invito a continuar investigando y profundizando sobre estos temas. Muchos éxitos…!!!

Implementando el plan de gobernanza en SharePoint

Un plan de gobernanza que podamos considerar eficaz debería anticiparse a las necesidades y objetivos de las divisiones de negocio de una organización y los equipos de TI. Debido a que cada empresa es única, es necesario determinar la mejor manera de implementar un plan de que se adapte al entorno específico de la organización.

Gobernanza

Las siguientes pueden considerarse como etapas sugeridas de una implementación de gobernanza pero pueden variar de acuerdo a la organización:

Determinar los principios y metas.

  • El comité de gobierno debe desarrollar una visión de gobernanza, las políticas y normas que pueden ser medidas para controlar el cumplimiento y para cuantificar el beneficio para la empresa. Por ejemplo, el plan debe identificar las necesidades de prestación de servicios para los aspectos técnicos y de negocios de la implementación de SharePoint Server 2010.

Clasificar la información de negocios y sus contenidos.

  • Se debe organizar la información de acuerdo a una taxonomía existente o si es preciso crear una taxonomía personalizada que incluya todo el contenido necesario para apoyar su solución empresarial. Después de que su información está organizada, diseñar una arquitectura de información para gestionar el contenido de la empresa. Paso seguido, se debería determinar los servicios adecuados de TI para apoyar la arquitectura de la información.

Desarrollar una estrategia de educación.

  • Indispensable a considerar el elemento humano ya que, después de que el plan de gobierno en sí, es el ingrediente más importante en el éxito o el fracaso de una implementación de SharePoint Server 2010. Un amplio plan de capacitación debe mostrar cómo utilizar SharePoint Server 2010 de acuerdo con las normas y prácticas que se están llevando a cabo y explicar por qué esas normas y las prácticas son importantes. El plan debe incluir los tipos de formación requeridos para grupos específicos de usuarios y describir las herramientas de formación adecuadas. Por ejemplo, el departamento de TI puede mantener un par de preguntas más frecuentes (FAQ) acerca de sus ofertas de servicio de SharePoint Server 2010, o su división de negocio podrían proporcionar capacitación en línea que muestra cómo configurar y utilizar un proceso de gestión de documentos nuevos.

Desarrollar un plan en curso.

  • El éxito de la gobernanza es un proceso iterativo. El comité de gobierno debe reunirse periódicamente para considerar la incorporación de nuevos requisitos en el plan de gobierno, reevaluar y ajustar los principios de gobernanza, o resolver los conflictos entre las divisiones de negocio para los recursos de TI. El comité debe presentar informes periódicos a los patrocinadores de sus ejecutivos para promover la rendición de cuentas y para ayudar a garantizar el cumplimiento en toda la empresa. Tenga en cuenta que, aunque este proceso parece complicado, sus objetivos son aumentar la rentabilidad de su inversión en SharePoint Server 2010, aprovechar al máximo la utilidad de su solución de SharePoint Server 2010, y mejorar la productividad de su empresa.

Como se ha mencionado en otros post, el plan de gobernanza es una implementación de políticas que no debería tomarse a la ligera ya que representa un mejor manejo y control de la implementación de tecnologías a nivel en general y no exclusivamente para SharePoint, en este punto SharePoint es una plataforma eficaz que permite implementar favorablemente estas políticas y principios de gobernabilidad.

Qué es Gobernance en SharePoint 2010

SharePoint 2010 ha introducido muchas funcionalidades nuevas, muchos elementos interesantes al igual que nuevos conceptos, uno de estos conceptos es Gobernance que podríamos traducir como gobernabilidad o gobernanza.

Bueno, la pregunta base sería entonces ¿qué es la gobernabilidad en lo que respecta a SharePoint 2010?

Este concepto en general, esta definido como el ejercicio de la autoridad o control, algo así como un método o sistema de gestión. A partir de ahí tendríamos que preguntarnos ¿por qué se necesita un plan de lo que se refiere a Microsoft SharePoint?

Teniendo en cuenta el conjunto de características de SharePoint, así como sus capacidades y dimensionalidades, imaginemos lo que pasaría si dejamos que los usuarios finales empiecen a construir, modificar, implementar y almacenar dentro de SharePoint como mejor les parezca, al poco tiempo, cuestión de semanas o unos pocos meses, todo se convertiría en un monstruo de mil cabezas imposible de manejar.

Es por eso que crear un plan, una arquitectura global que nos permita administrar todas las capas de implementación de SharePoint: Granjas de Servidores, colecciones de sitios, sitios individuales, bibliotecas de documentos, tipos de contenidos, listas, columnas, etc.

En otras palabras, la gobernanza es la creación de un plan administrativo que incluye la implementación, la administración y el desarrollo que se realice sobre SharePoint con base en las capacidades que éste nos ofrece para la creación dinámica de bibliotecas y sitios.

Siendo un poco más concretos al respecto: La gobernanza es el conjunto de políticas, roles, responsabilidades y procesos que guían, dirigen y controlan la forma en que conformamos nuestra estructura de negocio y los equipos de TI de manera cooperativa para lograr los objetivos que se buscan.

Un buen plan integral de gobierno puede beneficiar a las organizaciones:

  • Racionalizando la implementación de productos y tecnologías, tales como SharePoint Server 2010.
  • Ayudando a proteger la empresa contra las amenazas de seguridad o responsabilidad incumplimiento.
  • Asegurando un mejor retorno de su inversión en tecnologías, por ejemplo, mediante la aplicación de mejores prácticas en gestión de contenidos o arquitectura de la información.

En un próximo post veremos algunos ejemplos relacionados con este tema más a profundidad.

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