Implementando el plan de gobernanza en SharePoint

Un plan de gobernanza que podamos considerar eficaz debería anticiparse a las necesidades y objetivos de las divisiones de negocio de una organización y los equipos de TI. Debido a que cada empresa es única, es necesario determinar la mejor manera de implementar un plan de que se adapte al entorno específico de la organización.

Gobernanza

Las siguientes pueden considerarse como etapas sugeridas de una implementación de gobernanza pero pueden variar de acuerdo a la organización:

Determinar los principios y metas.

  • El comité de gobierno debe desarrollar una visión de gobernanza, las políticas y normas que pueden ser medidas para controlar el cumplimiento y para cuantificar el beneficio para la empresa. Por ejemplo, el plan debe identificar las necesidades de prestación de servicios para los aspectos técnicos y de negocios de la implementación de SharePoint Server 2010.

Clasificar la información de negocios y sus contenidos.

  • Se debe organizar la información de acuerdo a una taxonomía existente o si es preciso crear una taxonomía personalizada que incluya todo el contenido necesario para apoyar su solución empresarial. Después de que su información está organizada, diseñar una arquitectura de información para gestionar el contenido de la empresa. Paso seguido, se debería determinar los servicios adecuados de TI para apoyar la arquitectura de la información.

Desarrollar una estrategia de educación.

  • Indispensable a considerar el elemento humano ya que, después de que el plan de gobierno en sí, es el ingrediente más importante en el éxito o el fracaso de una implementación de SharePoint Server 2010. Un amplio plan de capacitación debe mostrar cómo utilizar SharePoint Server 2010 de acuerdo con las normas y prácticas que se están llevando a cabo y explicar por qué esas normas y las prácticas son importantes. El plan debe incluir los tipos de formación requeridos para grupos específicos de usuarios y describir las herramientas de formación adecuadas. Por ejemplo, el departamento de TI puede mantener un par de preguntas más frecuentes (FAQ) acerca de sus ofertas de servicio de SharePoint Server 2010, o su división de negocio podrían proporcionar capacitación en línea que muestra cómo configurar y utilizar un proceso de gestión de documentos nuevos.

Desarrollar un plan en curso.

  • El éxito de la gobernanza es un proceso iterativo. El comité de gobierno debe reunirse periódicamente para considerar la incorporación de nuevos requisitos en el plan de gobierno, reevaluar y ajustar los principios de gobernanza, o resolver los conflictos entre las divisiones de negocio para los recursos de TI. El comité debe presentar informes periódicos a los patrocinadores de sus ejecutivos para promover la rendición de cuentas y para ayudar a garantizar el cumplimiento en toda la empresa. Tenga en cuenta que, aunque este proceso parece complicado, sus objetivos son aumentar la rentabilidad de su inversión en SharePoint Server 2010, aprovechar al máximo la utilidad de su solución de SharePoint Server 2010, y mejorar la productividad de su empresa.

Como se ha mencionado en otros post, el plan de gobernanza es una implementación de políticas que no debería tomarse a la ligera ya que representa un mejor manejo y control de la implementación de tecnologías a nivel en general y no exclusivamente para SharePoint, en este punto SharePoint es una plataforma eficaz que permite implementar favorablemente estas políticas y principios de gobernabilidad.

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